Uma fatura eletrónica é um documento comercial semelhante a uma fatura convencional, mas no formato eletrónico e com assinatura eletrónica qualificada, ou seja, certificação digital em formato PDF.
O que deve conter a Fatura Eletrónica
- Assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado (de acordo com o art.º 6 e 12 do DL n.º 28/2019 –capítulo III –secção III).
- Não repúdio da origem e receção das mensagens (segundo o art.º 13 do DL n.º 28/2019 –capítulo III –secção III).
- Acordo entre o emitente e o destinatário passível de validação pela AT (de acordo com o art.º 14 do DL n.º 28/2019 –capítulo III –secção III). Sugere-se a existência de um acordo escrito por exemplo com email de resposta com a aceitação do cliente.
Quais as soluções disponibilizadas para o efeito?
- Smarcard ou token USB que carece de um leitor do cartão do cidadão ligado ao PC para assinar e certificar (pelo código de assinatura do cartão)
- Hardware Securety Module HSM dedicados, são dispositivos de hardware com custos de aquisição e manutenção muito elevados, pelo que são uma opção para titulares de grande volume de assinaturas/selos
- Dispositivos qualificados geridos pelos PQSC , acessíveis a todos os tipos de utilizadores que optem por utilizar assinaturas remotas, independentemente do volume.
Que tipos de Certificação Eletrónica existem?
- A Assinatura eletrónica que, para ser válida, tem de pertencer a uma pessoa “física”. Essa pessoa tem de estar qualificada com algum tipo de atributo profissional, ou seja, com poderes para assinar, tais como: a gerência ou a administração de uma empresa.
- O Selo eletrónico, que é tipicamente disponibilizado por empresas privadas (Brokers). É uma assinatura em nome de uma empresa, portanto não identifica ninguém individualmente.
Como deve a sua empresa preparar-se para a faturação eletrónica?
Antes de começar, é necessário realizar uma avaliação interna das operações da empresa. Isso permitirá identificar os processos de faturação, as pessoas-chave em cada processo e os pontos críticos.
O próximo passo será crucial, uma vez que, de acordo com o novo regulamento da faturação eletrónica, será necessário dispor de software adaptado para emitir e receber faturas.
Em suma, a implementação da faturação eletrónica representa uma evolução das funcionalidades das soluções de gestão. Na Alive Business Consulting estamos a trabalhar na integração das funcionalidades correspondentes à faturação eletrónica no ERP Sage X3.
O que o ERP Sage X3 disponibiliza para o efeito?
- A Assinatura eletrónica qualificada pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA), que pertencente ao próprio estado Português que é um Prestador Qualificado de Serviços de Confiança (PQSC).
- O Selo eletrónico qualificado pela entidade externa.
Como funciona a Assinatura pela DigitalSign?
O prestador de serviços DigitalSign: Gera o selo em nome de uma empresa ou empresário em nome individual, não identificando ninguém individualmente.
A assinatura digital disponibilizada pela DigitalSign é certificada pelo Estado Português cumprindo o imposto pelo DL 28/2019, Regulamento UE 910/2014 e DL 12/2021.
SOBRE A ALIVE BUSINESS CONSULTING:
A Alive Business Consulting é Platinum Partner da Sage e foi criada por profissionais experientes da multinacional britânica, que realizaram mais de 100 projetos nacionais e internacionais para a implementação das soluções de gestão Sage X3 e Sage XRT em médias e grandes empresas. É o parceiro tecnológico no qual as empresas sustentam o seu crescimento.
SOBRE SAGE X3:
É uma solução ERP intuitiva e personalizável para empresas com elevado potencial de crescimento e/ou que contem com operações críticas. A digitalização está a obrigar as empresas a mudar a maneira como conectam aplicativos aos seus processos de negócios. O Sage X3 permite que os clientes escolham uma solução criada especificamente para o seu setor e aproveitem a tecnologia para melhorar os seus standards, aumentar a eficiência e aumentar a visibilidade das suas operações.
